JOA : des outils et des process pour améliorer le management du risque juridique social.

Le service juridique social du groupe JOA a mis en place une innovation permettant une meilleure communication opérationnelle avec les clients internes, une meilleure gestion du temps, une capitalisation de l’information juridique et sociale dans une logique d’amélioration continue grâce à la mise en place de « process » et d’outils mutualisés faisant du service juridique social un support business Partner.

JOA est représentée par Bruno Rocher, Responsable des affaires sociales et juridiques, Aurélien Franque, Juriste en droit social et Marie Porchis, Chargée d’affaires sociales.

Quelle est l’innovation ?

L’innovation de la direction juridique de JOA se décompose en 3 axes :
- Un axe communication : après avoir identifié les besoins des opérationnels et validé avec la Présidence le niveau d’exigence attendu, le service juridique a défini des codes de communications compris par tous.

- Un axe knowledge management et Gestion du temps : le service juridique a formalisé des positions du service dans un objectif de cohérence, écrit des procédures avec les modèles d’actes utiles et actualisés régulièrement, ce qui a permis de constituer une base de données. Deux types d’outils ont été conçus :

  • Les « Outils juridiques RH Casinos » et le « Book affaires sociales et juridiques ». Il s’agit d’un socle de notes et procédures prêtes à être utilisées par tous. Ce socle est mis à disposition des utilisateurs pour une utilisation de façon autonome.
  • « What’s What juridique social » est une liste de toutes les notes et positions déjà prises par le service.

- Un axe informatique :

  • Des notes avec liens hypertextes permettant au fil d’une position de cliquer sur les actes à utiliser qui s’ouvrent alors automatiquement.
  • Diffusion via un dossier commun, dont les accès sont définis (lecture et écriture), validés et actualisés par le service juridique.

Pourquoi a-t-elle été mise en place ?

Cette innovation a été mise en place afin de régler les difficultés constatées pour :
- Convaincre les opérationnels de l’utilité de solliciter en amont le service juridique social support,
- Comprendre pourquoi certaines positions avaient été prises,
- Absorber la charge de la « remise à plat » d’un socle acceptable de normes à appliquer et définies par la Présidence du Groupe.
L’objectif de la DJ a donc été de trouver un moyen de sécuriser les enjeux juridiques sociaux, en s’assurant d’un conseil juridique simple, rapide et mutualisé auprès des Directeurs(trices) de Casino, gestionnaires d’un centre de profit (PME), et dont les problématiques quotidiennes juridiques sociales/RH, ne peuvent pas être prioritaires au regard des enjeux commerciaux, marketing, relations clients, règlementation des jeux et restauration.

Quels sont les bénéfices ?

Changer l’image du service affaires sociales et juridiques afin de passer :
- d’un service d’experts « loin du terrain » perçu par les utilisateurs internes (21 sociétés de casinos, autre service support du groupe), comme un service expert déconnecté de la réalité opérationnelle, ne sachant pas prendre de risques, et concentré sur la sanction des opérationnels en cas de litigieux/contentieux,
- à un service support à l’efficacité reconnue qui se manifeste par une expertise technique qui n’est pas exigée des utilisateurs opérationnels, mais qui est mise à leur service en qualité de réel business Partner, en charge du management du risque pour aider à la décision sans prendre la décision à la place des opérationnels (parfois savoir choisir de prendre un risque juridique plutôt qu’un risque opérationnel jugé plus important), concentrée sur l’autonomie et le développement des talents et réflexes des utilisateurs.