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SACEM : une procédure unique pour une meilleure protection des données personnelles.
Le Département juridique de la SACEM a mis en place une procédure interne performante alliée à un logiciel conçu sur mesure et des sessions de formation afin d’optimiser la protection des données personnelles tout en facilitant le travail des opérationnels et du Département juridique.
La SACEM est représentée par Florence Graveline, Chef du Service des Etudes Juridiques et CIL.
Quelle est l’innovation ?
L’innovation du Département juridique (DJ) de la Sacem, pour permettre une protection renforcée des données personnelles dans l’entreprise, est composée de trois volets :
1) Une procédure interne performante qui repose sur une synergie entre 3 acteurs clés : le chef de projet « utilisateurs » qui connaît les données utilisées, le responsable informatique qui maîtrise les aspects techniques et le juriste qui va traduire ces informations pour remplir les obligations de l’entreprise.
2) La centralisation des informations grâce à un logiciel (BASIL) conçu sur mesure.
Elaboré sur un schéma pédagogique et simplifié, cette application facilite la remontée des informations au juriste et offre également aux opérationnels une palette d’outils qui les aide dans la conduite de leurs projets informatiques.
3) Des sessions de formation adaptées pour optimiser la sensibilisation à la protection des données personnelles et permettre aux équipes d’acquérir de bons réflexes au quotidien.
Pourquoi a-t-elle été mise en place ?
Comme beaucoup d’entreprises, la Sacem est amenée à traiter de nombreuses données personnelles (de ses membres, clients, collaborateurs…) et a dû s’adapter au renforcement sans cesse croissant des obligations en la matière. Cette innovation s’inscrit donc dans une volonté d’entreprise d’anticiper les besoins et d’améliorer les procédures de la Sacem. Elle répond à un triple objectif :
L’optimisation du temps tant des opérationnels que du DJ qui intervient comme expert en amont des projets informatiques ;
La diminution du risque juridique grâce à une meilleure prise en compte des aspects juridiques et des solutions possibles pour que les projets informatiques puissent se développer en toute conformité ;
La réduction des coûts car il n’y a plus de régularisation à faire a posteriori ce qui mobilisait le DJ et pouvait engendrer des coûts de développements supplémentaires.
Quels sont les bénéfices ?
Les bénéfices de cette innovation sont notables à différents niveaux :
Un gain de temps substantiel : 15 minutes suffisent aux opérationnels pour remonter les informations au juriste via BASIL alors qu’il fallait entre 3 à 6 mois pour réussir à obtenir les informations nécessaires.
Une conformité optimale : la Sacem a pu, en moins de 3 mois, appliquer cette nouvelle procédure à tous ses projets et aujourd’hui 99% des traitements sont conformes.
Une autonomie croissante des opérationnels qui jouent un rôle important dans les bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles.
Un travail collaboratif performant où le DJ intervient en expert auprès des opérationnels.
Une solution unique et évolutive qui s’adapte aux spécificités de l’entreprise et à la réglementation.
Un management juridique renforcé où le DJ devient un acteur incontournable et porteur de solutions dans le développement des nouveaux projets.
