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Carlson Wagonlit Travel, pour son projet « One Team Global Vision => to connect, collaborate, counsel » ou la vision globale d’une équipe pour se connecter, collaborer, conseiller.
Les Prix 2016 des meilleures innovations en Management des directions juridiques ont été attribués le 30 juin 2016 (lors de la 6e Journée du Management juridique).
Constatant que le service juridique traversait une véritable crise concernant sa place au sein de l’entreprise, la direction juridique s’est attelée à une réorganisation de la fonction juridique pour une meilleur efficacité et intégration au sein de l’entreprise.
Carlson Wagonlit Travel est représentée par Catherine Maguire Vielle, Vice President & Assistant General Counsel EMEA et Maya Fontaine, directrice juridique Europe de l’Est.
Quelle est l’innovation ?
L’innovation a consisté à mettre en place un ensemble d’outils et de process :
l’organisation de calls (appels) mensuels interactifs sur Webex à destination des opérationnels où sont présentés des sujets juridiques de compliance, d’actualité impactant le secteur d’activité des opérationnels. A la fin de chaque « Monthly Legal Call » (MLC), il y a pour les opérationnels une possibilité de voter sur le contenu et la présentation du call ce qui permet à la direction juridique d’avoir un retour direct et en temps réel sur son travail. Cela a aussi permis de décomplexer et faciliter les rapports avec les opérationnels et de devenir à leur yeux un réel acteur/partenaire bénéfique à la conduite du business.
l’organisation de calls tous les 2 mois avec l’ensemble du département juridique monde de la société (CWT Legal & Compliance bi-monthly meeting), en plus des calls hebdomadaire et bi-hebdomadaire entre les équipes juridique EMEA (« Client Contract Meeting » et « Global EMEA Team meeting). Au cours de ceux-ci, sont abordés des sujets et problématiques communs mais également propres à certains services. Disposer de juristes maîtrisant une pluralité de systèmes juridiques était une vraie richesse en ce que cela implique des solutions autres que celles auxquelles nous aurions pu penser.
l’optimisation des travaux de chacun avec l’instauration de deux nouveautés : un « sharepoint » où les juristes peuvent mettre en ligne des templates de contrats, des originaux, des délégations de pouvoirs... et un « dashboard » (plate-forme en ligne). Ce dernier permet d’assurer un suivi et un reporting de l’activité des juristes (contrats, dossiers, notes…). Chaque évolution d’un dossier est notée dans le dashboard afin de constituer un historique des différentes affaires en cours. Ce dasboard permet notamment de faire un reporting à destination de la direction générale sur le travail effectué par la direction juridique et de démontrer que la direction juridique n’est pas un centre de coût mais un véritable générateur de revenus et d’économies
la création d’un groupe propre au département juridique (le « Legal Beagle’s Bugle ») sur le réseau social « Yammer » de l’entreprise. Il est mis à jour par les juristes eux-mêmes et on y trouve des informations et anecdotes juridiques sur un ton humoristique, la communication sur l’état d’avancement de projets importants, des informations sur de nouvelles réformes impactant l’état du droit…
Pourquoi cette innovation ?
Ces innovations ont été mises en place afin de :
changer l’image et améliorer visibilité de l’équipe juridique auprès des opérationnels,
rester en contact régulier sur les projets de l’ensemble des juristes car le département juridique monde est composée de juristes de différentes nationalités, exerçant dans différents pays,
faire de la direction juridique un vrai business partner au sein de l’entreprise,
aboutir à une meilleure cohésion au sein de l’équipe.
Quels sont les bénéfices ?
Ces actions ont abouti à une meilleure visibilité de l’équipe juridique au sein de la société mais aussi à une meilleure participation à la prise de décisions grâce à une communication plus fluide et en amont des projets.
Les commentaires et les messages adressés par les opérationnels témoignent qu’ils apprécient clairement les changements entrepris. Toutes ces améliorations ont eu un impact bénéfique sur l’état d’esprit de l’ensemble de l’équipe juridique qui a gagné en efficacité et comme souhaité cela a totalement changé la place de notre direction au sein de l’entreprise.
