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Compuware : Procédures et outils pour rationaliser la création des contrats.
Secteur : Télécom et NTIC / PME 100 à 499 salariés
Effectif de la Direction juridique : 2 personnes.
Durée du projet : 6 mois.
Equipe projet : 4 personnes.
"Industrialiser et rationaliser le traitement des dossiers contractuels avec nos clients en donnant le maximum d’autonomie aux opérationnels !"
Projet présenté par Christian PERSIA, Responsable Affaires Juridiques et Contrôle de Gestion.
Le projet et ses objectifs
Les objectifs de ce projet étaient de répondre aux problématiques suivantes : donner le maximum d’autonomie aux opérationnels dans la préparation de leur contrat tout en établissant une relation de confiance entre les commerciaux et les juristes et dégager du temps à l’équipe juridique pour concentrer ses efforts sur les dossiers les plus complexes.
Les supports utilisés afin de rationaliser le traitement des dossiers contractuels avec les clients. via un intranet sont les suivants :
une bibliothèque de Contrats types : les commerciaux peuvent les prendre, les remplir (nom du client, adresse...) et leur validation est quasi immédiate, car les documents sont protégés.
une bibliothèque de modèles de conditions particulières associées à un clausier de type ’Plug and Play’ afin d’intégrer des situations récurrentes (échéancier de paiement, garantie particulière...).
La procédure se décline depuis la préparation par le commercial des documents contractuels avec les éléments mis à sa disposition, puis via les étapes de validation. La négociation de premier niveau est réalisée par les commerciaux. Les points durs sont négociés en direct par la direction juridique.
Pour quels bénéfices ?
La qualité de travail s’est beaucoup améliorée permettant une meilleure intégration de l’équipe juridique dans les processus de négociation et donc une meilleure qualité du service rendu au client interne.
Le projet a dégagé plus de disponibilités pour gérer les pics d’activité. La direction juridique y a aussi gagné une meilleure image notamment en tant que « business partner » plus que censeur. Mais tout ceci nécessite d’être très vigilant ensuite sur les mises à jour de la base documentaire.
