Total Marketing Services : "Un outil d’optimisation de la gestion des transactions immobilières notariées et du reporting interne".

Finaliste du Prix de l’innovation 2017 ! Résultats des votes annoncés le 27 juin 2017 (découvrez ici les lauréats 2017.

Total Marketing Services est représenté ici par Véronique DELVIGNE, Responsable du Département Public Environnement Immobilier, et Séverine de la Morinière, Juriste.

Total Marketing Services est une entreprise internationale du secteur de l’énergie qui compte 30000 collaborateurs en France dont une soixantaine à la direction juridique.

Le département Juridique Public, Environnement, Immobilier de la société Total Marketing Services, s’est équipé d’une plateforme en ligne permettant une collaboration simplifiée et optimisée avec le notaire sur les transactions immobilières.

L’innovation consiste en la mise en place d’un outil de gestion des transactions immobilières et de reporting interne afin d’optimiser le suivi des évènements et les tâches à réaliser et de diminuer le temps passé à des tâches de faible valeur ajoutée. Le département est en charge de l’élaboration et de la finalisation des actes immobiliers (ventes/acquisitions immobilières, de baux, constitution de servitudes, expropriations …) en lien avec son notaire, avec un flux moyen de 50-60 dossiers permanent. Chaque dossier est rythmé par diverses actions à réaliser par le juriste et/ou le notaire : constituer un dossier, demander des documents, et le respect et le suivi des échéances légales ou contractuelles spécifiques à chaque transaction.

Avec la plateforme, toutes les informations clés des dossiers en cours sont centralisées et les juristes peuvent s’y référer notamment en vue des réunions de « lean management » sans avoir besoin d’effectuer des points spécifiques. Elle permet aussi d’avoir un visuel sous forme de frise chronologique de l’ensemble des dossiers en cours d’instruction accessible à tous les intervenants, d’avoir des reportings opérationnels et financiers, et surtout d’alerter de manière proactive sur tous les jalons clés de l’élaboration de nos actes.

Ses principaux bénéfices sont d’améliorer la productivité des équipes en limitant notamment le nombre d’interruptions liées aux demandes d’information, d’avoir une vision des dossiers en temps réel et partagée avec le notaire et les opérationnels. Elle permet aux juristes d’optimiser le traitement de nos dossiers en terme de délais et de se concentrer sur les sujets à valeur ajoutée. Enfin, elle donne une meilleure visibilité́ aux clients internes sur l’état d’avancement et le calendrier prévisionnel des dossiers, grâce à un accès direct à des informations actualisées et à un reporting automatisé.