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UGAP : "DJTal, la transformation numérique au service de la DJ"
L’UGAP est un établissement public, centrale d’achat public et marchés publics. Elle compte 1 522 salariés, tous postes confondus.
La direction juridique est composée de 24 personnes ; elle est représentée ici par Olivier Giannoni, directeur juridique, Justine Jadot, responsable documentation juridique et Stéphane Paporé, directeur de projet auprès du Secrétaire Général.
Voici la présentation de l’innovation et le pitch vidéo :
Les points clés de l’innovation...
LA PROBLÉMATIQUE : La direction juridique était à la recherche d’une solution à la hauteur de la croissance que connaît l’UGAP ces dernières années, qui viendrait créer de l’attractivité, tout en capitalisant sur les savoir-faire et expertises métiers. Le défi à relever concernait donc d’abord l’organisation et l’optimisation du temps de travail avec des processus métiers peu outillés, avec des risques relatifs notamment à la captation et la réutilisation des données. D’autres enjeux étaient également concernés, notamment en termes de la lisibilité et d’accessibilité des informations juridiques, en interne et en externe.
LA SOLUTION : Le projet s’est déroulé selon trois axes. Le premier a consisté à repenser l’organisation interne de la direction juridique (cartographie des processus, automaticité de la prise en compte de l’actualité juridique, formation des juristes aux outils numériques et au legal design, etc.). Le deuxième axe a conduit à automatiser la production documentaire de la direction juridique (standardisation et harmonisation des documents, capitalisation de la données, automatisation de documents contractuels). Le troisième axe a été déployé pour rendre l’information lisible et accessible, en interne via le legal design et le motion design et en externe, via les réseaux sociaux et notamment la diffusion d’infographies.
LA PROPOSITION DE VALEUR : En couplant l’automatisation, le big data, l’intelligence artificielles et le legal design, le projet crée une véritable rupture avec la vision classique des administrations publiques, avec une fonction juridique moderne, innovante et à forte valeur ajoutée. La rédaction des documents juridiques est facilitée, puisqu’en partie automatisée et standardisée. L’automatisation des documents et l’interconnexion des outils numériques permettent de supprimer des tâches dans valeur ajoutée, amenant un gain d’efficacité et une optimisation du temps de travail : 1h30 pour générer un marché public d’une centaine de pages contre 3 jours auparavant. Une meilleure maîtrise des contenus et de l’actualité juridique permet de gagner en sécurité juridique et l’information désormais structurée facilite sa réutilisation et sa parfaire accessibilité.
