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Groupe Euro Disney : Une plateforme pour partager l’information et diffuser la culture juridique.
Secteur : Tourisme et parcs d’attractions / Plus de 10 000 salariés.
Effectif de la Direction juridique : 27 personnes.
"Nous avons mis en place un Hub informatique efficace et convivial de gestion, d’archivage, de partage de l’information juridique."
Projet présenté par Gilles Dobelle, Directeur Juridique, et Ghislaine Sixdeniers, Directrice du Département Immobilier, Construction.
Le projet et ses objectifs
Le projet : la mise en place d’une plateforme informatique (Sharepoint) efficace et conviviale de gestion, d’archivage, de partage de l’information juridique et de diffusion de la culture juridique à un moindre coût, à la fois pour et entre les membres de la direction juridique (accès réservé) et pour les autres directions ou divisions de l’entreprise (accès public). Le tout est réuni dans un outil virtuel accessible du poste de travail via Intranet.
Les objectifs poursuivis étaient les suivants : organiser et gérer le fonds documentaire et le savoir juridique de l’entreprise, préserver et sécuriser leur archivage, garantir l’intégrité et la confidentialité des données, partager et rendre accessible le fonds documentaire et le savoir juridique pour et entre les différents membres de la direction juridique de l’entreprise et, dans certains cas, avec les autres directions ou divisions de l’entreprise, disposer d’un système de recherche de l’information via un outil informatique efficient.
Pour quels bénéfices ?
La centralisation organisée du fonds documentaire et de la production juridique en « un lieu virtuel unique » a permis une circulation facilitée, fluide et sécurisée de l’information juridique (contrats-types, avis juridiques, newsletters, supports de formation, FAQ, procédures internes, liste de contacts etc).
La recherche des informations est aisée et intuitive grâce à la classification thématique offerte par l’outil Sharepoint qui s’appuie sur une indexation du contenu avec reconnaissance des caractères par un moteur de recherche.
Le processus contractuel dans l’entreprise a été mieux maitrisé avec la mise en place d’une procédure de validation électronique des contrats et, à terme, la signature électronique des contrats et autres actes juridiques.
L’efficacité et l’image de la direction juridique s’en sont trouvées améliorées et on constate un accroissement de la motivation et de l’harmonisation des bonnes pratiques des juristes.
